Um terminal POS (do inglês Point of Sale, ponto de venda) é o conjunto de equipamento e software que regista as vendas, processa os pagamentos e emite as faturas no balcão de um negócio. É o centro da operação de caixa: tudo o que se vende, se cobra e se fatura passa por ele. Em Portugal, o software que o faz tem de estar certificado pela Autoridade Tributária.

O que faz um terminal POS

Um terminal POS faz quatro coisas ao mesmo tempo, e é essa combinação que o distingue de uma simples caixa registadora.

Regista cada venda e atualiza o stock no momento em que o artigo sai. Processa o pagamento, seja em numerário, cartão, telemóvel ou vale. Emite a fatura já com todos os elementos que a lei exige. E produz relatórios de vendas e de fecho de caixa que a gerência consulta a qualquer hora, sem esperar pelo fim do dia. Nos sistemas com ligação à cloud, quem gere acompanha várias lojas ou vários espaços à distância, do telemóvel.

De que é composto um terminal POS

Na base há duas partes que se compram juntas mas resolvem problemas diferentes.

O equipamento: ecrã tátil, impressora de talões, leitor de códigos de barras e gaveta de dinheiro. É o que está ao balcão e o que a equipa toca todos os dias.

O software de faturação: é o que dá vida ao equipamento e o que a Autoridade Tributária fiscaliza. Sem software certificado, o resto não serve de nada.

A este núcleo somam-se opções conforme o negócio: gavetas inteligentes de dinheiro que conferem e guardam o numerário sozinhas, ementas digitais, quiosques de self-service e aplicações de takeaway.

Terminal POS e TPA são a mesma coisa?

Não, e a confusão custa dinheiro a quem compra o equipamento errado.

O TPA (terminal de pagamento automático), aquilo a que se chama vulgarmente a máquina do multibanco, só processa pagamentos com cartão. Não sabe o que foi vendido, não emite fatura e não mexe no stock.

O terminal POS gere a venda completa: regista o artigo, dá baixa no stock, emite a fatura certificada e cobra, podendo ter um TPA integrado ou ligado. Quem só precisa de aceitar cartões quer um TPA. Quem precisa de gerir o negócio precisa de um POS.

O que a lei portuguesa exige a um terminal POS

Esta é a parte que costuma apanhar as empresas desprevenidas, e é onde sai mais caro errar.

O software tem de estar certificado pela Autoridade Tributária. É a certificação do programa que torna a fatura válida, não o equipamento onde ele corre. Peça sempre o número de certificado antes de comprar seja o que for.

Todas as faturas levam ATCUD e código QR. O código único de documento e o código QR têm de estar impressos e legíveis em todos os documentos com relevância fiscal.

O ficheiro SAF-T (PT) de faturação entrega-se à AT todos os meses. Um sistema profissional gera-o sozinho e põe-no ao alcance da contabilidade sem trabalho manual.

Um terminal POS a sério trata disto sem ninguém ter de se lembrar. É por aqui que se separa um sistema profissional de uma solução improvisada.

Que terminal POS precisa o seu negócio

O equipamento é parecido; o que muda é o software e os acessórios.

Restauração. Gestão de mesas e de salas, divisão de conta, envio de pedidos para a cozinha, e ementas digitais. É o setor com mais exigências de rapidez ao balcão. Veja como funciona o sistema POS num restaurante.

Retalho. Códigos de barras, variantes de tamanho e cor, campanhas e cartões de cliente. O stock tem de estar certo ao segundo, porque o mesmo artigo se vende na loja e online.

Supermercados e talhos. Balanças integradas, etiquetagem de peso e preço, e produtos vendidos a granel. Aqui a integração entre balança e POS é o que faz ou desfaz a fila à caixa.

Serviços e espaços com bilhética. Marcações, pacotes e entradas, muitas vezes com validação à porta.

Como escolher, em cinco perguntas

Antes de pedir orçamentos, responda a estas cinco. Poupam meses de arrependimento.

1. O software está certificado pela AT? Peça o número de certificado. Não é negociável.

2. Fala com a minha contabilidade? Se o SAF-T e as faturas não chegarem ao contabilista sem trabalho manual, ganhou um problema novo.

3. Quem me assiste, e em quanto tempo? Um POS parado é uma loja parada. Vale mais um fornecedor com equipa técnica perto do que um sistema barato com apoio por email.

4. Cresce comigo? Acrescentar um posto de caixa, uma loja ou um quiosque deve ser uma configuração, não uma substituição.

5. Os meus dados são meus? Confirme como se exportam as vendas e os clientes no dia em que mudar de fornecedor.

Quanto custa um terminal POS

O valor varia com a configuração, com o número de postos de caixa e com o software escolhido, e a diferença entre um posto único e uma cadeia de lojas é grande. Reunimos os fatores que pesam no orçamento em quanto custa um terminal POS para a minha empresa.

Perguntas frequentes sobre terminais POS

Posso usar um terminal POS sem internet?

Sim, os sistemas profissionais continuam a vender e a faturar offline e sincronizam quando a ligação volta. O que fica indisponível durante esse período são as funções que dependem da cloud, como consultar vendas à distância.

Um terminal POS emite faturas certificadas?

Emite, desde que o software esteja certificado pela Autoridade Tributária. É a certificação do software que torna a fatura válida, não o equipamento.

Preciso de um TPA além do terminal POS?

Precisa se quiser aceitar cartões. O TPA pode ser integrado no POS, e nesse caso o valor passa automaticamente para o terminal de pagamento sem ninguém o digitar, o que elimina erros de troco e de digitação.

Dá para mudar de software mantendo o equipamento?

Na maioria dos casos sim, se o equipamento for de norma aberta. É uma pergunta a fazer no momento da compra, e não no dia em que quiser mudar.

Instalação e assistência em todo o país

A Multimac instala e assiste terminais POS e software de faturação certificado desde 1977, o ano em que trouxe a marca Sharp para Portugal. São 49 anos, mais de 12 000 equipamentos instalados e cinco lojas com equipas técnicas próprias, em Lisboa, Porto, Rio Maior, Mafra e Loulé. A empresa é certificada pelas normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 e ISO 20000-1.

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