Num restaurante, o sistema POS liga a sala, a cozinha e a caixa num circuito único: o empregado regista o pedido na mesa, a cozinha recebe-o no momento, a conta soma-se sozinha e o pagamento fecha com fatura certificada emitida. O que antes eram papéis e gritos de serviço passa a um fluxo que a gerência vê ao segundo, mesmo estando fora do restaurante.
Do pedido ao pagamento, passo a passo
- O pedido entra no POS, à mesa num terminal portátil ou ao balcão, e segue direto para a impressora ou para o ecrã da cozinha e do bar.
- A conta da mesa vai somando. Juntar mesas, separar contas, dividir por pessoa ou passar um cliente do balcão para a esplanada faz-se em segundos.
- No fecho, o sistema emite a fatura certificada e aceita numerário, cartão ou pagamento móvel.
- No fim do dia, o fecho de caixa compara o que se vendeu com o que está na gaveta, e a diferença aparece à vista em vez de se descobrir ao fim do mês.
Gestão de mesas e de sala
O mapa de sala mostra num ecrã que mesas estão livres, ocupadas, servidas ou à espera de conta, e há quanto tempo. Os pedidos ficam associados à mesa e ao empregado que os tirou, o que reduz erros de entrega e acaba com as discussões sobre quem pediu o quê.
Em restaurantes com esplanada, sala de baixo e sala de cima, o mapa organiza-se por zonas, e um empregado pode assumir uma zona sem tocar nas outras. Nas horas de ponta é isto que separa um serviço fluido de uma sala confusa.
O software tem de estar certificado
Em Portugal, um restaurante não pode faturar com software qualquer. O programa que emite as faturas tem de estar certificado pela Autoridade Tributária, e é essa certificação que torna o documento válido, não o equipamento onde corre.
Na prática isto quer dizer duas coisas ao escolher: peça sempre o número de certificado do software, e confirme que o sistema entrega os ficheiros à contabilidade sem ninguém ter de os montar à mão todos os meses.
Que tipo de restaurante, que tipo de sistema
O equipamento é semelhante. O que muda é a configuração, e escolher a errada custa tempo todos os dias.
Restaurante de mesa. O centro é o mapa de sala, os terminais portáteis e a divisão de contas. Quanto menos passos entre tirar o pedido e a cozinha o ver, melhor.
Snack, padaria e take-away. Aqui manda a velocidade ao balcão. Ecrãs com os artigos mais vendidos à mão, atalhos por categoria e fila de pedidos por número.
Restauração em cadeia ou com várias lojas. Ementas e preços geridos num sítio só e enviados para todas as lojas, com relatórios comparados entre elas. Sem isto, cada loja acaba com a sua própria lista de preços.
Esplanadas, festivais e espaços sazonais. Terminais que funcionam sem ligação estável e sincronizam quando a rede volta.
O que se pode ligar ao POS
Ementas digitais que o cliente consulta no telemóvel a partir de um código QR na mesa, aplicações de takeaway e entrega, quiosques de self-service para pedidos sem fila, e a gaveta inteligente de dinheiro, que confere e guarda o numerário sozinha e elimina as diferenças de caixa ao fecho.
Para perceber o equipamento em si, e a diferença entre um POS e um TPA, veja o que é um terminal POS e para que serve.
Como escolher, em cinco perguntas
1. Continua a vender se a internet cair? Num serviço de almoço, meia hora parado é meio dia perdido. O sistema tem de faturar offline e sincronizar depois.
2. Fala com as plataformas de entrega que já uso? Se os pedidos das aplicações entrarem à mão, ganhou um posto de trabalho novo.
3. Controla stock por ficha técnica? Saber quantos pratos saíram é fácil. Saber quanto queijo saiu com eles é o que trava o desperdício.
4. Quem me assiste, e em quanto tempo? Um POS parado é uma sala parada, e a hora de ponta não espera. Vale mais um fornecedor com técnicos perto do que um sistema barato com apoio por email.
5. Quanto tempo demora a formar um empregado novo? Na restauração há rotatividade. Um sistema que exija uma semana de treino é um sistema que vai ser mal usado.
O que o restaurante ganha
Menos erros entre a sala e a cozinha, serviço mais rápido nas horas de ponta, contas certas e uma caixa que fecha ao cêntimo. E, sobretudo, números que antes não existiam: os pratos que mais vendem e os que só ocupam ementa, as horas mortas que justificam mudar turnos, o desempenho por empregado e o ticket médio por zona da sala.
É com esses números que se decide mudar a ementa, e não com a impressão de quem lá está todos os dias.
Perguntas frequentes
O sistema POS funciona sem internet?
Funciona. Os sistemas profissionais continuam a registar pedidos e a emitir faturas offline, e sincronizam com a cloud quando a ligação volta. O que fica indisponível nesse período são as funções à distância, como consultar as vendas do telemóvel.
Dá para dividir a conta por pessoa?
Dá, e de várias formas: por artigo, por número de pessoas ou movendo artigos entre contas da mesma mesa. É uma das funções mais usadas ao serviço de jantar.
Preciso de um terminal para cada empregado?
Não. Os empregados entram com o seu código ou cartão no mesmo terminal, e cada pedido fica registado em nome de quem o tirou. Os terminais portáteis acrescentam-se quando a distância entre a sala e o balcão começa a pesar.
E se eu já tiver um TPA do banco?
Pode manter. Em muitos casos o TPA integra-se com o POS e o valor passa automaticamente para o terminal de pagamento sem ninguém o digitar, o que elimina erros de digitação ao fecho da conta.
Quanto custa?
Depende do número de postos, dos terminais portáteis e do software escolhido. Os fatores que pesam no orçamento estão reunidos em quanto custa um terminal POS para a minha empresa.
Instalação, formação e assistência em todo o país
A Multimac instala sistemas POS e software de faturação certificado para restauração desde 1977, o ano em que trouxe a marca Sharp para Portugal. São 49 anos, mais de 12 000 equipamentos instalados e cinco lojas com equipas técnicas próprias, em Lisboa, Porto, Rio Maior, Mafra e Loulé. A instalação inclui formação da equipa de sala e de cozinha.
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